Hola amigos de steemit, en el siguiente post describiremos la estructura de los documentos mercantiles lo cual nos va permitir obtener un mayor conocimiento sobre el tema y saber cual es su importancia.
Para comenzar los documentos mercantiles aunque uno no lo tome en cuenta es algo que vemos día a día son constancias escritas de una transacción comercial como la cual nos sirve para legitimar el derecho literal autónomo consignado como por ejemplo puede ser el ticket que emite una caja registradora al momento de realizar una compra, esta nos permite hacer cualquier reclamo al momento de que el producto este en malas condiciones o simplemente queremos llevar un registro de nuestros gastos.
Sea cual sea el documento este siempre describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados. Se comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales, si no todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurría en el último extremo con la correspondencia. Hoy en día no se puede realizar una transacción mercantil sí que esta no este reflejada en un pacto por escrito o como lo conocemos un documento mercantil, ya que este documento es el único respaldo que pueda asegurar nuestras transacción fue llevada a cabo.
A continuación comenzaremos a describir los distintos documentos mercantiles y su gran importancia para la contabilidad.
Primero definamos que son los documentos, estos son todos aquellos elementos que informan o comprueban algo. Por otra parte, los documentos mercantiles son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realización de una operación mercantil. Estos pueden ser negociables y no negociables. También se denominan los documentos mercantiles como las actividades de compra- venta de un producto y lo que se realiza para que ese producto se venda más.
La finalidad u objetivo de los documentos mercantiles es el de autenticar el entendimiento que existen entre las dos partes que han realizado un convenio. Es decir, lograr un control interno adecuado y respaldar a las transacciones comerciales.
Podemos encontrar distintos tipos de documentos mercantiles, entre ellos podemos ver los siguientes:
Documentos mercantiles negociables
Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de endoso, descuentos en una entidad financiera antes de sus vencimientos, tales son:
Letra de cambio: es documento mediante el cual una persona ordena, a otra que pague a favor de un tercero una determinada cantidad de dinero. Se caracteriza por ser una orden de pago, también porque en su emisión intervienen 3 personas, las cuales son librador, librado y beneficiario. Aparte de ello, debe llevar la firma del suscriptor.
Pagares: Es un documento en donde la persona que firma es denominada suscriptor, y está obligada a pagar incondicionalmente una cantidad de dinero e una feche determinada. Se caracteriza por ser una promesa de pago, aparte intervienen 2 personas en su emisión, un suscriptor y un beneficiario. Y también contiene lugar, día, mes y año en que se suscribe el documento a pagar en número y letras.
Cheques: Es el documento escrito a través del cual se ordena un instituto de crédito donde se tenga una cierta cantidad de dinero. Se caracteriza por ser una orden de pago, contiene datos de seguridad del documento como: serial de identificación del banco, número de cheque, firma autografiada registrada del titular de la cuenta, aparte antes de ser cobrado o traspasado, debe ser endosado por el beneficiario.
Documentos mercantiles no negociables
Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil. Algunos son:
El recibo: Documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa. Se caracteriza porque se realiza por duplicado, el original a la persona que hizo el pago y el duplicado para quien lo recibe y en la copia se coloca el sello para indicar que es duplicado.
Factura: Es la nota que el vendedor entrega al comprador, en el que se detalla las mercancías compradas. Se caracteriza por mencionar los documentos si los hay, instrucciones relacionadas con las cantidades, descripción y precios de las mercancías, agregando la firma del comprador y de extenderse por duplicado; el original se entrega al comprador y duplicado queda manos del vendedor.
Nota de crédito: Es aquel documento comercial emitido por el vendedor en el cual se detalla conceptos por los que un comprador dispone de crédito a su favor en su cuenta comercia. Es un documento registrable y siempre genera un saldo positivo para el cliente, es decir, es un comprobante de uso cotidiano especialmente utilizando para salvar el cobro “de más” de un determinado gasto, para concretar la anulación total de una exigencia de pago o para asignar un descuento en una compra especifica.
Vales: Representa el derecho que tiene el tenedor o beneficiario de recibir ciertos bienes o valores.
Cotizaciones: Aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable. Son la acción y efecto de cotizar (poner recio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota)
Orden de compra: Es una orden escrita que se da al proveedor que ofrezca las mercancías autorizadas por la empresa y contiene los detalles de la compra, como el tema, la cantidad, el precio y fecha de entrega.
Nota de débito: Es un documento por medio del cual una empresa informa a otra el cargo en su cuenta por conceptos especificados en la misma.
Nota de pedido: Es un documento emitido por la empresa proveedora con fines de control interno. Se extiende por duplicado o triplicado, el original que queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para control de su pedido.
Ticket: Es un comprobante de pago que se emite en operaciones que se realizan con consumidores o usuarios finales.
Documento bancario: Son los diversos formularios que se utilizan para cada uno de los movimientos de dinero en los bancos (panillas de depósito, retiro y estado de cuenta).
Recibo de caja: Son documentos que se elaboran cuando por cualquier concepto se recibe dinero en la empresa. Este sirve de base en la contabilidad.
Comprobante de compra: Son documentos adaptados a la organización interna de las empresas para tramitar la adquisición de mercancía.
Podemos concluir diciendo que los documentos mercantiles son documentos de crédito de mucha importancia para realizar las transacciones legales en cualquier país. Estas transacciones suelen tener su base legal en el código de comercio vigente, en donde se estipula todo referente. Por lo consiguiente complejidad de actividades mercantiles ha sido la causa que los siempre acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados, por ello; la importancia de la documentación mercantil es tal que se han creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para la impresión y conservación de los distintos documentos mercantiles que se utilizan para las diferentes transacciones mercantiles.