Pasos para una exitosa implementación de ERP

Una implementación correcta de ERP garantiza una utilización óptima.

Desde ser un mero programa de software de gestión empresarial hasta ser una parte integral de un negocio, la solución ERP ha recorrido un largo camino, no sólo en términos de proceso empresarial, sino también en impulsar el crecimiento general del negocio.

Las complejidades y las múltiples actividades de las empresas, que atraviesan todas las fronteras de países y zonas horarias, causan un caos injustificado. Es aquí donde una solución ERP efectiva. Con su efecto de gran alcance, el caos se convierte en un diseño sistémico para la entrega continua de resultados positivos para la empresa. Agiliza y acelera el proceso de negocios proporcionando una ventaja competitiva para la empresa.

A continuación los pasos a seguir para una implementación exitosa de la solución ERP.

Identificar los problemas / Establecer el (los) objetivo (s)
ERP proporciona una gran solución a muchos problemas que enfrentan las empresas. Sin embargo, es muy importante identificar el objetivo real para la implementación de ERP. La pregunta es menos acerca de " deberíamos implementar " y más acerca de "para qué se debe implementar ERP"
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) deben analizarse para comprender la necesidad de la intervención del software. Los objetivos clave son necesarios; No solo con respecto al presente, sino también porque las proyecciones futuras se incluyen en la lista de solicitudes, lo que permite que una empresa tenga en cuenta la escalabilidad y los cambios en el futuro de la empresa / industria. Entonces, nuevamente, es esencial identificar el problema o la necesidad exacta que motiva el ERP.
Definir alcance / equipo.
Los objetivos pueden ser muchos, desde la transparencia de las operaciones hasta el control financiero, el apoyo a la expansión orgánica, el apoyo a la adquisición o el apoyo a procesos comunes. Las características del ERP deben evaluarse de acuerdo con el barómetro de sincronización dentro de las necesidades de la empresa. Dependiendo del presupuesto y de la necesidad básica, se debe generar la lista de demanda de ERP, que logre una implementación de ERP sin problemas y sin obstáculos.
Lluvia de ideas / evaluar las opciones
Aproximadamente el 33% de los compradores de ERP no hicieron una demostración de un producto antes de comprarlo y aproximadamente el 22% de las empresas encuestadas informaron que compraron el primer sistema que vieron . Estas son estadísticas peligrosas, no solo para quienes implementan el ERP sino también para los proveedores, ya que la utilización óptima del software del ERP sigue siendo un sueño. Para la utilización exitosa del software ERP, la administración de la compañía debe invertir su tiempo en evaluar las opciones disponibles. En el informe ERP de 2015 , se encontró que el 93% de las empresas personalizó su software ERP.Hasta cierto punto según su uso previsto. La personalización a veces puede llevar a un aumento en el fallo del sistema ERP, ya que puede aumentar las complejidades. La organización necesita comprender la diferencia entre la configuración del paquete ERP y la personalización.claramente porque muchas veces el requerimiento se cumple con la compra del sistema ERP y no se necesita personalización. La evaluación de las opciones de ERP es una tarea muy importante, ya que las opciones se deben evaluar en función de las necesidades actuales, así como de los requisitos futuros. Las nuevas incorporaciones, como la solución ERP en la nube o el ERP SaaS, son las preferencias actuales de los clientes, ya que estas opciones están disponibles en diferentes alcances y flexibilidades para adaptarse a los requisitos futuros. Por lo tanto, una empresa necesita intercambiar ideas con los proveedores / consultores de ERP para incorporar el mejor sistema de la organización.
Migración de datos.
Una vez que se identifica una solución ERP, el siguiente paso más importante es la migración de datos, que proporciona una transición sin problemas y una futura utilización del software. Implementar un ERP puede ser un gran cambio, especialmente si la compañía está probando el software por primera vez. Identificar qué datos son necesarios para una transición exitosa al problema común del software es muy importante. La mayoría del software permite la entrada de datos, pero el cambio completo de datos puede suponer una carga para el software. Por lo tanto, solo los datos necesarios y más importantes deben transferirse al software, y se debe tener mucho cuidado para garantizar que los datos se recuperan del software, siempre que sea necesario.

Ejemplos de ERP: Sealqui es un ERP para empresas de alquiler de maquinaria
Comprobar infraestructura
La preparación de la empresa para la implementación de ERP es el núcleo de todos los pasos de la implementación de ERP y desempeña un papel vital en el proceso, ya sea un éxito o un fracaso. Después de una lluvia de ideas detallada entre el proveedor y su administración, se instala la infraestructura necesaria.
La infraestructura en la que se ejecutará el software debe tener el alcance de la escalabilidad junto con las opciones para actualizar según la demanda. Tal requisito no debe ser limitado.
personalización
El software ERP está diseñado después de una cantidad significativa de investigación y de acuerdo con las necesidades de la industria específica. En algunos casos, puede que no haya necesidad de personalización. Implementar una solución ERP es una gran decisión de inversión por parte de la compañía que involucra un gran conjunto de recursos, por lo tanto, la administración debe mantener continuamente las pestañas en el programa ERP y el programa de mantenimiento. Durante las pruebas piloto, la gerencia debe evaluar la realización del valor del sistema contra el valor deseado de la empresa. Uno debería tener una verificación del sistema adoptado por la compañía desde su inicio, siempre y cuando la compañía esté siguiendo las mejores prácticas, ¿O no siga algunos métodos no convencionales / antiguos con respecto a que el ERP está en condiciones de ser comprado?
Estas preguntas deben responderse antes de la personalización, ya que existe la posibilidad de que incluso antes de comprender el software, el sistema y realizar cambios positivos, y la necesidad de no personalizarlo nunca.
Gestión del cambio.
Los empleados de cualquier empresa están acostumbrados al mismo tipo de actividades que se realizan a través de un proceso definido en su rutina diaria y es posible que los cambios no se acepten fácilmente, especialmente cuando es algo tan influyente como el ERP y es entonces cuando la Gestión del Cambio se vuelve crucial.
ERP no es un activo fijo como una computadora que se compra y configura en la oficina de la empresa; En realidad, es un sistema que cambiaría el entorno y el estilo de trabajo para mejorar, lo que afecta no solo a una o dos operaciones, sino a todas. La gerencia debe involucrar a sus empleados y prepararlos mentalmente para responder a preguntas críticas como:
¿Por qué es importante para la organización incluir ERP? O ¿Cómo podría un ERP aumentar la productividad? O ¿Cómo podría un ERP automatizar las funciones de back-office y ahorrar tiempo? Una serie de sesiones de intercambio de ideas, actualizaciones sobre desarrollos relacionados y resolución de consultas aumentaría la confianza de los empleados y los prepararía para dar la bienvenida al buen cambio con los brazos abiertos. El cambio es para todos, y comunicarlo de manera positiva a los empleados facilitará las cosas, ya que un ERP sólo puede proporcionar resultados óptimos cuando todos los empleados aceptan el cambio. Por lo tanto, se debe tener cuidado para asegurar una transición exitosa, al construir el consenso y la confianza de los empleados.
Etapa de transferencia de tecnología y conocimiento
Estadísticas indican que el 21% de las implementaciones de ERP no ofrecen beneficios comerciales significativos.
Los motivos varían, comenzando con una personalización inadecuada para la utilización de software no óptima que resulta de la información de operación / alimentación de personal mal entrenado para la solución. La capacitación es el aspecto más importante del proceso de implementación del software ERP. Asegura que haya menos problemas y más éxito, especialmente cuando ERP se implementa por primera vez en la empresa o cuando se cambia la plataforma de una solución ERP a otra.
La administración de la empresa debe garantizar que el personal de soporte de TI interno de la empresa proporcione detalles y conocimientos tecnológicos adecuados.
Se debe considerar el uso adecuado de la tecnología y una transferencia efectiva de conocimientos, junto con la capacitación adecuada, ya que son las partes responsables del éxito de todo el proyecto.
Gestión de proyectos y pruebas.
Después de evaluar todas las opciones disponibles, seleccionar las más adecuadas y luego capacitar a los empleados, el aspecto real de la implementación es la implementación del proyecto en sí.
La rigidez puede ser contraproducente, ya que hay muchas brechas de tiempo entre los procesos de selección, evaluación e implementación.
También hay una improvisación lateral que debe ser incorporada. Simultáneamente, el objetivo central no debe ser diluido o cambiado. Las pruebas son una fase importante del proceso de implementación, que se ocupa de las pruebas de aceptación del sistema y del usuario.
Retoque final y soporte continuo
Una vez que la solución ERP se verifica y se implementa correctamente, es el momento de comenzar a funcionar. Es recomendable realizar una prueba de funcionalidad adicional, como medida de seguridad. Una solución ERP no es un evento de una sola vez, sino un proceso continuo. Es algo en lo que la empresa tiene que estar continuamente pendiente para evitar aberraciones o fallos sistémicos que podrían afectar la funcionalidad del software ERP.

Finalmente, las actualizaciones regulares de software del proveedor son uno de los requisitos de la solución al completar la implementación. El mantenimiento también debe realizarse periódicamente como un aspecto del soporte continuo, que ayuda a garantizar una solución fluida y funcional.