As someone who has been in business for so many years, I have observed that one of the things that brings downfall in business to an entrepreneur is hiring unfaithful employees into business. Unfaithful employees can become cankerworms who eat up a mighty business to debris if not checked on time.
I had the experience of working with two employees with zero financial probity in my poultry business about two years ago. I must say that if I were a business person who is not meticulous, my business would not have survived one year after I hired them because it was so clear that all that they came to do was to steal from me.
I was only able to uncover their deceitfulness with the help of my record book because I normally keep record of everything that happens in my business. Right from the very first day my day old chicks arrive, I will count them myself as I put them in the closet. The reason I always do it myself has been that I want to be sure that I get the number right. Sometimes when I noticed that I have made a mistake while counting, I will start all over again.
I take the number of chickens that die on the course of raising them, and when they get mature and I start to sell them, I will also keep the record of the number of birds that I have sold. Nobody has access to the farm apart from me and my employee. I always do this deliberately so that I will hold my employee responsible if at the end of selling out all the chickens I discover that there is a foul play in the business.
So, for this past years, I want to share with you the methods I have been using to track dishonesty in my businesses.
Have a business record: it is improper for you to run a business as an entrepreneur and not have a valid business record even when you are the one running the business yourself. Apart from helping you to track dishonesty, business record will help you to measure the progress you have made in the business.
As I said earlier in this post, one of the strategies that has been helping me to uncover dishonesty from my employees has been my up-to-date business record because my record will always capture the number of birds that I have in my farm.
Always take stock in business: Ensure you always take stock when you place an order for goods and once you start selling them out. I can’t miss the number of chickens that I have in my farm because it is something that I have on my fingertips. I take stock on arrival, when I record mortality and as soon as I start selling my farm product.
One day my brother overheard the conversation of my employee on the phone. The person whom he was communicating with at the other end had jokingly told him to steal a chicken from the farm and bring it home, but he told him that it was not going to be possible because I have the record of the number of chickens that I have in the farm.
Taking stock should not be difficult even when you are running a large-scale business. In that case you can do stock taking with help of modern technological devices.
Ensure your employee has a guarantor to sign an undertaking during the employment procedure: no matter how well you think you know a person, do not bring them to work in your firm when they have not gone through the legal process of signing an undertaking and presenting a guarantor who would be held responsible in case he or she does something mischievous. Personally, I don’t always take this lightly whenever there is a need to employ a staff in my poultry farm.
Ensure to always carry out a regular audits: It is also important that you conduct a regular financial and operational audits to unveil any act of dishonesty and inconsistencies in record from your employees.
Access control: Make sure you limit access to sensitive areas and confidential information. There was a time that I traveled out and I needed someone to handle the business for me while I was away, I had two employees working under me at the time but I did not want to take the risk of leaving everything in the hands of staff that I did not even trust. I asked my brother to come and handle the crucial and financial aspect of the business until I returned.
Okay friends. That is all I have to share with you today in my post in the beentrepreneur community. Feel free to use the comment section and share your thoughts on this post.
ESPAÑOL
Como alguien que ha estado en el negocio durante tantos años, he observado que una de las cosas que trae la ruina a un emprendedor es contratar empleados infieles. Los empleados infieles pueden convertirse en gusanos que devoran un negocio poderoso hasta convertirlo en escombros si no se controlan a tiempo.
Tuve la experiencia de trabajar con dos empleados con cero probidad financiera en mi negocio avícola hace aproximadamente dos años. Debo decir que si yo fuera un empresario poco meticuloso, mi negocio no habría sobrevivido un año después de que los contraté porque estaba muy claro que lo único que vinieron a hacer fue robarme.
Sólo pude descubrir su engaño con la ayuda de mi libro de registro porque normalmente llevo un registro de todo lo que sucede en mi negocio. Desde el primer día que llegan mis pollitos de un día, los contaré yo mismo mientras los guardo en el armario. La razón por la que siempre lo hago yo mismo es que quiero estar seguro de obtener el número correcto. A veces, cuando me doy cuenta de que he cometido un error al contar, empiezo todo de nuevo.
Tomo el número de gallinas que mueren en el transcurso de su crianza, y cuando maduren y empiece a venderlas, también llevaré un registro de la cantidad de aves que he vendido. Nadie más que yo y mi empleado tiene acceso a la granja. Siempre hago esto deliberadamente para responsabilizar a mi empleado si al final de vender todas las gallinas descubro que hay un juego sucio en el negocio.
Entonces, durante los últimos años, quiero compartir con ustedes los métodos que he estado usando para rastrear la deshonestidad en mis negocios.
Tener un historial comercial: es inadecuado que usted administre un negocio como empresario y no tenga un historial comercial válido, incluso cuando usted mismo es quien dirige el negocio. Además de ayudarle a rastrear la deshonestidad, el registro comercial le ayudará a medir el progreso que ha logrado en el negocio.
Como dije anteriormente en esta publicación, una de las estrategias que me ha ayudado a descubrir la deshonestidad de mis empleados ha sido mi registro comercial actualizado porque mi registro siempre capturará la cantidad de aves que tengo en mi granja.
Haga siempre un balance en el negocio: asegúrese de hacer siempre un balance cuando realice un pedido de productos y una vez que comience a venderlos. No me puede faltar la cantidad de gallinas que tengo en mi granja porque es algo que tengo al alcance de la mano. Hago un balance a la llegada, cuando registro la mortalidad y tan pronto como empiezo a vender el producto de mi granja.
Un día mi hermano escuchó la conversación de mi empleado por teléfono. La persona con la que se comunicaba al otro lado de la línea le había dicho en broma que robara un pollo de la granja y lo trajera a casa, pero le dijo que no iba a ser posible porque tengo el registro de la cantidad de pollos que tengo en la finca.
Hacer un balance no debería ser difícil incluso cuando se dirige un negocio a gran escala. En ese caso, puede hacer un inventario con la ayuda de dispositivos tecnológicos modernos.
Asegúrese de que su empleado tenga un garante para firmar un compromiso durante el procedimiento laboral: por muy bien que crea que conoce a una persona, no la traiga a trabajar en su empresa si no ha pasado por el proceso legal de firmar un compromiso y presentarlo. un garante que sería responsable en caso de que haga alguna travesura. Personalmente, no siempre me tomo esto a la ligera cuando es necesario contratar personal en mi granja avícola.
Asegúrese de realizar siempre auditorías periódicas: también es importante que realice auditorías financieras y operativas periódicas para revelar cualquier acto de deshonestidad e inconsistencias en los registros de sus empleados.
Control de acceso: asegúrese de limitar el acceso a áreas sensibles e información confidencial. Hubo un tiempo en que viajé y necesitaba a alguien que manejara el negocio por mí mientras estaba fuera, tenía dos empleados trabajando a mis órdenes en ese momento pero no quería correr el riesgo de dejar todo en manos del personal. que ni siquiera confiaba. Le pedí a mi hermano que viniera y se encargara del aspecto crucial y financiero del negocio hasta que yo regresara.
Bueno amigos. Eso es todo lo que tengo para compartir hoy con vosotros en mi post en la comunidad de beentrepreneur. No dudes en utilizar la sección de comentarios y compartir tus pensamientos sobre esta publicación.
Good evening @fonpet. Inventories are necessary and functional, since they do not allow us to be clear about what we have and what we require to continue working, in addition to this, what you point out is the most efficient way to control loss.
Greetings, thanks for sharing your strategies
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