⚠️SPOILER ALERT⚠️
Si en este momento te sientes tranquilo/tranquila y sientes que todo fluye y no necesitas organizar nada, este post no es para ti.
Pero es casi seguro que más de una vez a la semana:
- Te abrumas y no sabes por donde comenzar el trabajo que tienes.
- Estás todo el tiempo ocupado/a y cero productividad
- No tienes un Sistema para imprevistos
- Pasa la semana y sientes que estas en el mismo punto
- Entonces te estresas. Y es como una bola de nieve, más estrés y más estrés, y sin hacer nada.
Si estás en esta situación, definitivamente este post es para ti.
Gestión Eficaz del Tiempo
La gestión eficaz del tiempo es uno de los grandes problemas de todas las personas. Conseguir aprovechar bien el tiempo dada la gran y diversa cantidad de tareas que solemos tener puede ser una pesadilla.
En este artículo te mostramos:
- los principales problemas que sufren las personas a la hora de organizar su tiempo,
- unas claves y reglas para organizar y gestionar mejor tu tiempo,
- dos libros de obligatoria lectura
Lo que te ayudará a conseguir una mayor productividad, disminuir el estrés y poder separar tiempo saludable para tus hobbies.
La capacidad de gestión eficaz del tiempo es lo que verdaderamente va a diferenciarte de los demás. Para conseguirlo, primero que todo hay que ver qué errores se cometen frecuentemente a la hora de gestionar el tiempo.
Errores más frecuentes
No contar con listas de tareas pendientes.
A menudo se tiene la sensación de haber olvidado un tarea importante, esto deja de suceder si se dispone de una lista de prioridades y se utiliza adecuadamente.
El truco reside en priorizar. El secreto está en pensar en grande pero actuar en base a pequeños objetivos. Establecer los pasos concretos para conseguirlo e ir uno a uno.
Uno de los libros que recomendamos al final, trata este tema con especial profundidad.
No crear y fijar metas personales sólidas.
Cuando uno sabe hacia donde quiere ir, puede decidir qué priorizar y qué recursos necesita para poder llegar allí. Hay que establecer objetivos, los que permitirán armar un plan. Las metas dan un destino y una visión para trabajar.
Las metas deben ser claramente definidas para mantenerse motivado y centrarse en ellas a largo plazo.
No saber priorizar.
A veces, resulta difícil priorizar, especialmente cuando hay que enfrentarse a una avalancha de tareas aparentemente urgentes.
Sin embargo, es esencial aprender distinguir las tareas entre urgentes e importantes de manera eficaz para administrar mejor el tiempo. Una herramienta útil es usar un esquema para priorizar y pasar a la acción.
Las distracciones.
Un mensajito de WhatsApp, mensajes de correo electrónico, colegas en una crisis personales o llamadas telefónicas de los clientes, son clásicas distracciones de nuestro día a día.
Las distracciones nos impiden alcanzar el flujo de trabajo deseado. Minimizar y gestionar las distracciones no sólo permite comprometerse en una tarea, sino también controlar el día y ser más productivo en el trabajo.
En los momentos en los que es necesaria la máxima concentración ese tipo de distracciones pueden quedar a un lado.
Retraso en un proceso o actividad.
Las demoras ocurren cuando se deja para mañana lo que se puede hacer hoy.
Posponer una tarea no tiene por qué generar culpas, sobre todo cuando depende de terceras personas. Por eso hay que recurrir a la planificación colectiva, tener en cuenta los plazos y reservar un margen para solventar imprevistos o eventualidades.
La autoexigencia no siempre es el mejor aliado y puede provocar angustia y ansiedad.
Si bien hemos mostrado los principales problemas, ahora vamos con algunas de las claves más importantes para organizar adecuadamente tu tiempo.
Claves para aumentar tu productividad
Saber decir que "NO" y delegar.
A veces resulta difícil decir que no.
Eso conlleva a tener demasiados proyectos y compromisos sobre la mesa. También puede conducir a un mal desempeño y estrés. Hay que aprender a delegar para no hacer un mal uso del tiempo.
Para entrenar esta habilidad practica el arte sutil de decir «sí» a la persona, pero «no» a la tarea.
Hacer pausas.
Es imposible que alguien se enfoque y produzca un trabajo realmente de alta calidad sin dar a su cerebro algún tiempo para descansar y recargar.
Es importante no considerar los descansos como «una pérdida de tiempo».
El tiempo de inactividad también es valioso, permitirá pensar con creatividad, ser más productivo y trabajar eficazmente después. Si resulta difícil dejar de trabajar un buen ejercicio es programar las pausas o establecer una alarma como recordatorio.
Por eso te recomendamos la técnica Pomodoro: Divide los tiempos de trabajo en 25 minutos de enfoque y 5 de descanso. Y así. Puedes usar esta herramienta web para usar esta técnica. (Nosotros en MOE Libros la usamos muchísimo)
Imagen creada en Canvas.
Programar y planificar las tareas.
Es esencial observar cuál es el momento más productivo del día y aprovecharlo para programar tareas.
El truco está en programar el trabajo de mayor exigencia durante el tiempo o días de más rendimiento. Y por el contrario, las tareas que requieren una baja dosis de energía o menos concentración planificarlas para los momentos de menos productividad.
Dos libros pilares para gestionar tu tiempo.
- “El poder de los hábitos” de Charles Duhigg
Imagen tomada de Amazon, donde también puede comprar el libro.
Es un libro de fácil lectura repleto de historias que atrapan y de hallazgos científicos que no dejan indiferente. Detalla entre otras cosas por qué se crean los hábitos, cómo se forman, qué elementos forman el ciclo de un hábito o cómo influyen en individuos, organizaciones o sociedades.
Se puede resumir el libro a que te enseña cómo funcionan los hábitos, como crear nuevos y modificar los nocivos en buenos. ¡Una verdadera joya!
- "Tráguese ese sapo" de Brian Tracy
Imagen tomada de Amazon, donde también puede comprar el libro.
Otro clásico invaluable de la gestión del tiempo. Detalla 21 pasos lógicos que le ayudarán a terminar con la postergación de las tareas importantes hoy mismo y a definir sus objetivos y metas globales. Solo puede controlar su tiempo y su vida si cambia su modo de pensar, de trabajar y de encarar el río interminable de responsabilidades que le desborda cada día.
- Antes de comenzar a leer, léase el último capítulo. Nos lo agradecerá ;)
La gestión eficaz del tiempo es quizás una de las armas secretas que separan a las personas que tienen éxito de las que no. Existen muchísimos métodos y formas que aseguran volverte un gurú de la gestión de tu tiempo. Sin embargo, y sin desacreditar a ninguna, debes conocerte y practicar, buscar cuales son las técnicas más efectivas para contigo.
Esperamos haya sido placentero este viaje junto a nosotros.
Cuéntanos en los comentarios como tú organizas tu tiempo. O aún no lo haces? XD
Abrazo y nos vemos en el siguiente,
Equipo MOE Libros
Soy pésima gestionando mi tiempo, por lo que me sentí tan identificada al principio del post, padezco todos los males que describes al principio.
Y al igual que tú concluyó que las personas exitosas son las que gestionan mejor su tiempo. Gracias por compartir herramientas para mejorar, un gusto leerte. @moelibros
Muchas gracias por tu comentario.
Realmente es un problema que nos afecta a muchos pero no es difícil de solucionar. Espero que nuestro post te ayude a mejorar 🙌🏼 un saludo!
Cuando se tienen muchas tareas uno suele sentirse agobiado yo particularmente suelo comenzar por la que veo mas complicada o tomara mas tiempo, es la que primero abordo en la mañana que es cuando siento tengo mas animo y energía.
Algunas de estos datos que se menciona o dan los aplicaba, otros son nuevos para mi pero se ve pueden ser muy útiles para mi, estos dos libros se ven muy útiles para prender hábitos que nos permitan mayor y mejor productividad.
Es muy importante también como dices conocerse uno mismo y saber en qué momento del día somos más productivos, esto te ayuda a priorizar en ese horario las tareas que más energía/concentración requieran de nosotros.
Muchas gracias por tu comentario, espero que te ayuden las herramientas que no conocías. 🙌🏼
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