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A few days ago in the protocol and communication training class we learned when to use a memo and when to use a circular, it is very important and today I explain each one and how to apply it.
MEMO: it comes from the word memorandum and is used at the business level to carry out internal communication. The type of communication for which this instrument is used is direct and precise information between departments at different hierarchical levels as well as between colleagues.
What is the structure of a MEMO?
The structure of a "Memo" is as follows:
First of all we have THE HEADER which must include the following:
- Name of the organization or company, Date, recipient, sender and subject
THE BODY: Here the message is described clearly, the message can be described in bullets or blocks if required.
THE END: Here we must include the sender's signature, commonly "Best regards" or "Sincerely yours" is also included.
An example of a memo would be:
Header
From: [Your name]
To: [Recipient Name]
Date: [Date]
Subject: Team Meeting
Body
Dear [Recipient's Name],
I inform you that the meeting for information on the new > products will be next Friday, it has been changed to Monday at > 09:00 a.m. in the training room. Please,
confirm your attendance.
Sincerely,
[Your name]
In the case of a circular it is used to disseminate another type of information, much more generalized information both within the organization and also outside an organization, the circular is distributed to multiple recipients so that we ensure that everyone receives the same information.
What is the structure of a CIRCULAR?
The structure of a "Circular" is as follows:
First we have the HEADER which contains the name of the organization, the date and the subject
THE BODY: the information we wish to communicate is placed here, additional details or instructions can also be included here.
THE FAREWELL: Here the sender's signature is included and, as in the MEMO, "Best regards" or "Sincerely yours" is also commonly included.
An example of a circular would be:
Header
From: [Company Name]
Date: [Date]
Subject: Change in Office Hours
Body
Dear employees of . . ,
We inform you that, starting May 20, office hours > will be modified. The new start time will be 08:00 a.m. and > the end time will be 5:00 p.m. Monday to Friday.
We appreciate your understanding and cooperation.
Sincerely,
[Manager name]
In short, there is a difference between the memo and the circular, this one focuses on different audience purposes since it aims at internal communication and is more precise, as for the circulars it is to disseminate more generalized information both internally. external of an organization, these examples that I leave you here are basic examples, you can enrich us even more but in this way you will be able to maintain a much more protocol and formal communication at a business level, we must learn to apply it.
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Hace unos días en la clase de capacitación de protocolo y comunicación hemos aprendido cuando utilizar un memo y cuando utilizar una circular, es muy importante y hoy te explico cada uno y como aplicarlo.
MEMO: el mismo proviene de la palabra memorando y se utiliza a nivel empresarial para llevar la comunicación interna, el tipo de comunicación por el cual se emplea este instrumento es información directa y precisa entre departamentos de diferentes niveles jerárquicos como también entre colegas.
¿Cómo es la estructura de un MEMO?
La estructura de un "Memo" es la siguiente:
En primer lugar tenemos EL ENCABEZADO que debe incluir lo siguiente:
- Nombre de la organización o empresa, Fecha, destinatario, el remitente y el asunto
EL CUERPO: Aquí se describe el mensaje de manera clara, el mensaje su puede describir en viñetas o en bloques en el caso que lo requiera.
EL FINAL: Aquí debemos incluir la firma del remitente, comunmente se incluye también "Saludos cordiales" o "Atentamente".
Un ejemplo de memo sería:
Encabezado
De: [Tu nombre]
Para: [Nombre del destinatario]
Fecha: [Fecha]
Asunto: Reunión de Equipo
Cuerpo
Estimado [Nombre del destinatario],
Les informo que la reunión para la información de los nuevos > productos será el próximo viernes se ha cambiado al lunes a > las 09:00 a.m. en la sala de capacitacoines. Por favor,
confirmen su asistencia.
Atentamente,
[Tu nombre]
En el caso de una circular se utiliza para difundir otro tipo de información, una información mucho más generalizada tanto para dentro de la organización como también para fuera de una organización, la circular se distribuya múltiples destinatarios para que nos aseguramos de que todos reciban la misma información.
¿Cómo es la estructura de una CIRCULAR?
La estructura de una "Circular" es la siguiente:
En primer lugar tenemos el ENCABEZADO que contiene el nombre de la organización, la fecha y el asunto
EL CUERPO: aquí se coloca la información que deseamos comunicar, aquí también se pueden incluir detalles adicionales o instrucciones.
LA DESPEDIDA: Aquí se incluyen la firma del remitente y al igual que en el MEMO, comunmente se incluye también "Saludos cordiales" o "Atentamente".
Un ejemplo de circular sería:
Encabezado
De: [Nombre de la empresa]
Fecha: [Fecha]
Asunto: Cambio en el Horario de Oficina
Cuerpo
Estimados empleados de . . ,
Les informamos que, a partir del 20 de mayo, el horario de oficina > se será modificado. La nueva hora de inicio será a las 08:00 a.m. y > la hora de finalización será a las 5:00 p.m. de lunes a viernes.
Agradecemos su comprensión y cooperación.
Atentamente,
[Nombre del gerente]
En resumidas palabras existe una diferencia entre el memo y la circular, éste se enfoca en diferentes propósitos de audiencia ya que el mismo apunta una comunicación interna y es más preciso, en cuanto a las circulares es para difundir información más generalizada tanto en el ámbito interno externo de una organización, estos ejemplos que te deje aquí son ejemplos básicos, tú puedes enriquecernos aún más pero de esta manera podrás mantener una comunicación mucho más protocolar y formal a nivel empresarial debemos aprender a aplicarlo.
Lo relatado en esta publicación es 100% de mi autoría, ha salido de mi cerebro por mi experiencia, fracasos y estudio de distintas fuentes. Cualquiera que quiera tomar parte de este relato puede solicitar el permiso correspondiente para hacerlo.
Mis logros.
