El mercado comercial de hoy día es muy dinámico y fluctuante, esto demanda que las empresas estén en constante control financiero y en especial, tener conciliado su inventario de bienes y productos. Claro está, si la empresa tiene dentro de sus objetivos permanecer como líder en el mercado. Sabemos que con la actual crisis económica que existe en el país, este cometido no es nada fácil. Es allí que la técnica o herramienta del presupuesto toma fuerza y referencia, ya que ésta permite minimizar los riesgos en las transacciones u operaciones de la organización, garantizando la permanencia de los planes de la empresa dentro de límites razonables.
Las empresas para hacer frente a este mundo industrializado, que se observa que da pasos agigantados a la par con la tecnología, es imprescindible tomar medidas preventivas, que permitan adelantarse a los hechos y admitan resolver problemas potenciales. En tal sentido, el presupuesto como herramienta administrativa es de relevancia en la dirección de una empresa. En esta técnica la línea de mando encuentra el apoyo necesario para tomar las más acertadas decisiones, por medio de las cuales se alcanzarán eficientemente los objetivos.
Ahora bien, a través de los presupuestos se pueden determinar dos elementos de las cuentas nominales, como bien son los ingresos y los gastos, que por sus movimientos dinámicos, dejan observar la situación financiera de la organización en algún punto futuro en el tiempo. El pronóstico sistemático apoya a la situación de control, principalmente en dos aspectos: Primero, al revelar los efectos que se obtendrán si se ponen en práctica los planes, y en segunda expresión, admiten evaluar el rendimiento, mostrando las áreas que requieran atención o acción correctiva.
Enunciar que un presupuesto fue exitoso, o que fue bien hecho, no precisamente significa que los resultados logrados hayan sido idénticos a los presupuestados, sino que se tuvo una mejoría en la empresa alcanzando una mayor eficiencia en la operación.
Para alcanzar el éxito en la elaboración de los presupuestos, con el mayor porcentaje de satisfactoria, los líderes encargados de su preparación deben basarse en ciertos requisitos, que explicamos a continuación:
- Noción de la Empresa.
- Exhibición del plan o política.
- Coherencia en la ejecución del plan o política.
- Fijación del periodo a presupuestal.
- Dirección y vigilancia.
- Apoyo de los directivos
1. Noción de la Empresa
El éxito de un presupuesto radica en el conocimiento amplio de la empresa que posean las personas que participan en la elaboración de él, esto en cuanto a sus objetivos, metas, normas y procedimientos, más la política, visión y misión de la entidad. De allí que, el presupuesto, de no ser elaborado bajo las características principales de la empresa, no se han logrados los objetivos planteados y posiblemente fracasará. Es por esa razón que el contenido y forma de los presupuestos varía de una empresa a otra.
2. Exhibición del plan o política
La noción de los criterios de la línea de mando de la organización, en referencia a los objetivos que se pretenden lograr con el establecimiento del presupuesto, deberá ser expuestos en forma clara y concreta por medio de manuales e instructivos, cuyo propósito será, además de lo anterior, equilibrar el trabajo y coordinar las funciones de las personas encargadas de la preparación y ejecución del presupuesto; definir las responsabilidades y los límites de autoridad en cada uno de ellos, así como evitar opiniones particulares o diversas.
3. Coherencia en la ejecución del plan o política
Se debe delegar un miembro de la línea de mando como director de presupuesto, para que coordine a todos los departamentos que intervienen en la ejecución del plan. Todas las actividades debe ser parametrizadas y sincronización bajo un calendario, done se exige fiel cumplimiento y desarrollo. Esta etapa se le conoce como: “cronograma de actividades”. Y en ella deben estar reflejados diversos factores, tales como: estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el periodo del proceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada, entre otros.
4. Fijación del periodo a presupuestal
Todo presupuesto depende del tipo y la condición de la empresa, de sus objetivos, forma y organización, y sus requerimientos; el contenido y forma varían de una empresa u organización a otra, especialmente en el grado de análisis requerido, por tanto, según su sistema de explotación, su objetivo principal, su misión y visión, el periodo a presupuestal va a estar establecido en dichos términos, que por lo general es de un año calendario, pero no necesariamente es una camisa de fuerza, todo depende de su sistema y de la línea de mando y sus accionistas.
5. Dirección y vigilancia
Aprobado el plan, cada uno de los departamentos recibirá la delegación de elaborar los presupuestos que correspondan, con las instrucciones o recomendaciones que ayuden a los supervisores a poner en práctica dichos planes. Posteriormente se hará un estudio minucioso de las diferencias que surjan de la comparación de los datos reales con los predeterminados, evaluar periódicamente las estimaciones y de ser necesario, modificarlas en función con la organización a la que pertenece.
6. Apoyo de los directivos
En una empresa todo lo que se reglamenta con autorización previa de sus directivos y accionista se expone como voluntad plena para su implantación. Así que el presupuesto no es ajeno a este dictamen, por tanto desde su planificación, elaboración, ejecución y valoración, debe estar respaldado por la alta gerencia y su línea de mando. Convirtiendo al presupuesto en un plan de acción operativa, y de patrón de medida con lo ejecutado.